Punkaharju Resort Oy -asiakasrekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Punkaharju Resort Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä
   

Punkaharju Resort Oy (Y-tunnus 2915560-4), Tuunaansaarentie 4, 58450 Punkaharju

1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
   

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on:
Nimi: Vili Värtinen
Puh: + 358 44 765 2020
E-mail: info@punkaharjuresort.fi

1. Rekisterin nimi
   

Punkaharju Resort Oy – asiakasrekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus
   

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (info@punkaharjuresort.fi) tai rekisterin yhteyshenkilölle.

1. Käsiteltävät henkilötiedot
   

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
  
• kansalaisuus
  
• varauksia koskevat tiedot
  
• tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista
  
• asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
  
• asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
  
• mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
  
• henkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot
  

Yritysasiakkaiden kohdalla rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  
• mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamaatiotiedot
  
• yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan kieltotiedot
  

1. Mistä henkilötiedot saadaan
   

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja:

• rekisteröidyiltä itseltään esim. sähköpostin ja puhelun välityksellä tai myynninedistämistapahtumien yhteydessä
  
• palveluiden käytöstä ja vierailujen yhteydessä saatavat tiedot
  
• nettisivuiltaan tilaus- ja tarjouspyyntölomakkeiden kautta
  
• ulkopuolisilta ravintoloiden pöytävaraussivustoilta
  
• ulkopuolisilta hotellien varauspalveluyrityksiltä
  
• rekisteröidyn työnantajalta palveluiden varaamisen yhteydessä
  
• ulkopuolisista lähteistä kuten julkisista rekistereistä
  

1. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
   

Asiakasrekisterin tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävään tietojen käsittely olennaisesti kuuluu. Rekisteriin pääsyyn on erilliset tunnukset ja salasanat. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
   

Käytämme palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, jotka voivat olla sijoittautuneena EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

1. Henkilötietojen säilytysaika
   

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt yrityksen palveluita 2 vuoteen.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen perustellusta syystä tai reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

1. Rekisteröidyn oikeuksista
   

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista, mikäli ne ovat virheelliset. Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa tai ne voidaan poistaa rekisteristä kokonaan. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä esim. suoramarkkinoinnissa.

1. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
   

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

1. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
   

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

Päivitetty 19.1.2021